O Teams é o software da Microsoft que visa estimular o desenvolvimento de conversas, trocas e colaboração entre pessoas de uma mesma empresa e/ou projetos. Ele veio para substituir o Skype Business que já foi descontinuado, permitindo ainda a troca de conteúdo e reunindo aplicativos.

Se você ainda faz o uso do WhatsApp para comunicação profissional, está mais que na hora de considerar usar uma solução dedicada para comunicação de times.

 O Microsoft Teams teve seu lançamento no primeiro trimestre de 2017, e aparece como um importante aliado para tornar o trabalho mais ágil e colaborativo.

 

Imagine um software que permite integrar não apenas com o Office, mas também com outras ferramentas de gerenciamento de equipe.

Um verdadeiro Hub de integração da Microsoft.

A proposta da Microsoft é unir uma série de ferramentas, em uma época em que a palavra de ordem nas empresas é “integração”. É importante que as equipes de trabalho estejam coesas e que tenham contato. Arquivos, vídeos e materiais precisam estar sempre próximos.

Para quem atua em áreas que tenha um envolvimento de gerenciamento e trabalho mútuo entre os funcionários, o Teams aparece como uma solução, além da plataforma também possuir alguns recursos básicos como, por exemplo, o SharePoint, o PowerPoint, o OneNote, o Word e o Excel.

 

Não importa se é uma grande multinacional com filiais ou uma startup, independente da sua estrutura de mercado, o Microsoft Teams conta com várias ferramentas bastante úteis.

Confira como funciona o Microsoft Teams:

O Teams centraliza todas as conversas, arquivos e reuniões em um aplicativo. Essa categoria de aplicativo acaba sendo indispensável para empresas não misturarem o profissional com o pessoal ao usar o WhatsApp, por exemplo.

 O Teams só era oferecido em uma assinatura do Microsoft 365 (o pacote que continha o Word, Excel e PowerPoint), mas agora a Microsoft oferece um plano gratuito do Teams, apesar de incluir algumas limitações, a modalidade grátis inclui:

 

·         Máximo de 300 usuários;

·         Pesquisa de mensagens ilimitadas;

·         10 GB de armazenamento compartilhado e mais 2 GB para cada usuário;

·         Chamadas de áudio e vídeo individuais e em grupo;

 

·         Integração ilimitada com cerca de 140 aplicativos de terceiros (Evernote e Trello, por exemplo) para extensão dos recursos.

Colaboração

Se a necessidade for reunir a equipe para uma reunião, incluindo alguns parceiros fora da sua organização, o Teams é a ferramenta certa para isso, ela foi desenvolvida para facilitar o trabalho em equipe e torná-lo mais objetivo. Além disso, esse software possibilita efetuar conversas, armazenar e compartilhar arquivos.

 Crie arquivos que podem ser editados por todos do canal

Em trabalhos colaborativos, pode ser importante que todos do canal e/ou equipe tenham acesso aos mesmos arquivos e possa fazer suas contribuições. Pensando nisso, o Teams oferece uma função útil, que é a criação de documentos editáveis por todos que estão nesses Canais.

 Para criar um arquivo assim, vá ao menu superior do canal e escolher a opção Arquivos. Em seguida, selecione Novo e crie um documento, ou escolha carregar para fazer upload de um arquivo que já existe.

 A partir daí, todos poderão fazer alterações no documento, e as modificações serão exibidas para todos os membros do canal.

Intuitivo

Não é uma tarefa difícil entender as suas funcionalidades, pois é um serviço que está acoplado ao Microsoft 365 e permite ser utilizado com o Exchange, inclusive, por ser parte do Microsoft 365, não é preciso abandonar a interface para usar o Teams ou seus outros recursos. Ou seja, o objetivo é facilitar o trabalho deixando tudo em um único lugar.

Integração

Não dá para falar em um bom software de trabalho sem falar na sua capacidade de integração.

Quer alguns exemplos? Trello para quem quer organizar projetos; o zendesk para atendimento de clientes; aplicativos de análise e B.I e o Evernote para notas pessoais.

 

 Para fazer essa incorporação, basta clicar com o botão direito do mouse no canal em que você quer realizar uma integração. Então, escolha a opção conectores e, depois, procure o programa que você quer integrar ao canal e escolha a opção adicionar, seguindo as instruções para finalizar.

Use atalhos no teclado

Mais uma função útil no Teams podem ser os atalhos no teclado. Para conhecer todos eles, basta pressionar as teclas “alt” e “/”. Uma lista será exibida com todas as possibilidades. Entre elas estão o “alt” + “n” para criar um chat, e o “alt” + “h” para abrir a guia de Ajuda.

Marque uma pessoa para chamar a atenção

Uma das funções úteis do Teams é a que permite mencionar uma pessoa para que a sua atenção seja chamada.

Para isso, basta ir a uma conversa privada ou canal e digitar o nome ou e-mail da pessoa com um @ antes.

 

Quando for realizado, a pessoa marcada vai receber uma notificação no feed de atividades referente àquela conversa.

Dê destaque às suas equipes favoritas

Sabe aqueles canais que você mais usa? Eles podem aparecer com destaque, no topo da lista Favoritos para facilitar o acesso.

Nesse caso, você vai precisar seguir um passo a passo. Primeiramente, vá até a lista de Equipes e encontre aquela que você quer destacar.

Em seguida, selecione o ícone representado por três pontinhos, que fica à direita do nome do canal ou equipe. Então, escolha a opção Favorito.

 

Além disso, as conversas no software são registradas em locais onde você vai encontrá-las de forma fácil. Não importa se elas aconteceram em grupo ou privadas.

Adicione ou convide pessoas para sua equipe

Assim que tiver criado a conta e feito login no Microsoft Teams, ele pedirá algumas configurações básicas para configurar uma nova equipe. Assim que estiver na tela principal:

Clique nos três pontos ao lado do nome do time e clique em Adicionar Membros;

Digite o e-mail do novo usuário;

 

Toque em Adicionar;

Crie canais para separar os setores

Como todo time tem um canal geral, para se comunicar com a equipe inteira, a ideia é separar os assuntos em canais diferentes. Assim, por exemplo, financeiro, marketing e o comercial teriam cada um os seus respectivos membros e assuntos, deixando o Geral para conversas de interesse de todos.

 

Para criar um canal, toque nos três pontos ao lado do nome do time e clique em Adicionar Canal;
Digite o nome do Canal;
Clique em Adicionar.

Integre aplicativos ao Teams

Se você usa outros aplicativos como Trello, ondedrive ou Evernote, pode integrar esses apps ao Teams, basta clicar em aplicativos na barra lateral esquerda e procurar o aplicativo.

Você pode escolher se quer adicionar a extensão só para você ou para o time. Alguns aplicativos funcionarão como guias, seja para visualização de um arquivo ou integração total de um app.

 

Por exemplo: ao fazer o upload de um arquivo do Word dentro de um canal, é possível abrir uma guia do Word e editar o documento dentro do Teams, sem precisar de outro aplicativo.

Aplicativos para descktop, celular ou tablet

Além dos aplicativos para desktop (Windows, macOS e Linux), o Microsoft Teams é compatível com Android e iOS, então mesmo que um usuário esteja longe do computador, ele ainda consegue se comunicar e enviar arquivos para a equipe de onde estiver, desde que tenha conexão com a internet.

 

Se você deseja aprender ou conhecer novas tecnologias, como por exemplo o Microsoft Teams, fique ligado aqui no blog, semanalmente sairá conteúdo para você se atualizar.

 

 

Um grande abraço.

 

André Pacios
Executivo Acelerati